Integração ou “onboarding“, processo pelo qual deve passar uma pessoa que acaba de ser contratada na empresa, cujo objetivo é “integrá-la” à cultura e as pessoas desta empresa.

Quando um novo colaborador é admitido na empresa, normalmente é tarefa do RH apresentar a empresa a ele(a), informar das regras (o que pode e não pode) e o funcionamento em geral da empresa. Já parou para pensar no tempo que o RH acaba dedicando para fazer esse trabalho? Pelo menos umas 2 a 4 horas por integração. E se a empresa tem novos admitidos toda a semana, esse tempo só aumenta não é?

Existe uma forma de fazer a integração sem fazê-la de fato?

Sim, uma forma bem simples de resolver esse problema é fazer isso por meio de vídeos que o novo colaborador vai assistir e assim, evitar que o RH faça presencialmente e de forma repetida. E o ideal é que o colaborador possa ter acesso a esse(s) vídeo(s) e materiais mesmo depois da “integração”, para que possa rever algo que ele não recorde com exatidão – recurso esse que não existe para as “apresentações presenciais” e que provocam gargalos no RH toda vez que existir uma dúvida por parte do colaborador.

Mas e os detalhes do cargo deste colaborador? Quais são as atividades que esse cargo precisa fazer? Quais são os procedimentos por trás das tarefas? Qual o passo a passo a ser seguido? A quem recorrer quando algo der errado?

Tudo isso precisa estar claro para o novo colaborador. Quanto antes o colaborador compreender onde está inserido e qual o seu papel na estrutura da organização, antes vai gerar resultado ou se saberá que é necessária a substituição do mesmo. Então, diminuir o tempo necessário para a integração de um colaborador é uma missão conjunta do RH e da área em que o profissional está sendo inserido.

Quem irá determinar inicialmente quais são as atividades e os processos que a pessoa que ocupa determinado cargo, é o responsável da área / gestão da empresa. E quando a empresa já tem essas informações mapeadas – lembra da descrição do cargo? – fica mais fácil, porque o RH já tem condições de antecipar informações para o novo colaborador.

Se as atividades estiverem desdobradas em procedimentos, é melhor ainda! E todos saem ganhando com isso: o responsável da área porque não vai precisar explicar tanta coisa, a empresa porque vai ter um profissional integrado em menos tempo e o RH porque não vai precisar ficar tanto tempo fazendo apresentações e dando explicações, podendo focar no que realmente é sua missão – a estratégia de gestão de pessoas!

Sugestão: Crie uma intranet e disponibilize essas informações para os colaboradores (novos e os antigos), para que tenham como acessar sempre que surgir alguma dúvida. Mantenha tudo SEMPRE atualizado, para que somente informações corretas sejam seguidas.

O módulo de integração do sistema Kombo Estratégico permite que a empresa tenha essa intranet do RH, onde o próprio RH faz a manutenção das informações, procedimentos, regulamento e ainda reutiliza as informações das descrições dos cargos, sem duplicidades.

Claro que tem toda a parte de “calor humano”, o lado pessoal do relacionamento, da receptividade que é importante que aconteça para uma boa integração.

Por conta disso, volto a reforçar a importância da “colaboração” da gestão da empresa, pois não adianta do RH “vender a empresa” para o candidato, depois o RH dar um “show” na integração e não existir continuidade na área/setor em que o colaborador irá trabalhar. Não adianta um “vídeo”, um “manual” super produzido falando de cultura, de valores … sendo que esses valores não são percebidos e vividos no dia a dia da empresa.